Onhan se alkuun vähän hankalaa, pitää ottaa selvää vaihtoehdoista ja tehdä sopimuksia. Sitten jonkun aikaa säädetään ohjelmistojen asetusten kanssa, testaillaan, erehdytään ja vihdoin opitaan. Tietysti se vähän maksaakin, mutta oman kokemuksemme mukaan tuo vaiva ja raha kannatti. Siirryimme lokakuun aikana vastaanottamaan verkkolaskuja Apixin kautta ostoreskontraamme InfoCloudissa. Nyt kun kaikki asetukset ovat kohdillaan, ostolaskut tulee tiliöityä ja maksettua melkein yhden klikkauksen taktiikalla.

Salpauksen merkonomiharjoittelija Sini Huupponen koki onnistumisen iloa ja kartutti taloushallinnon osaamistaan InfoCloudin käyttöönottoprojektissa.

Salpauksen merkonomiharjoittelija Sini Huupponen koki onnistumisen iloa ja kartutti taloushallinnon osaamistaan InfoCloudin käyttöönottoprojektissa.

Tykkäämme aina kokeilla jälleenmyymiämme järjestelmiä oikeasti omassa toiminnassamme. Yhteistyömme InfoCloudin ERP-järjestelmän kanssa on alkanut siten, että olemme ensin ottaneet ohjelmistokokonaisuudesta ostoreskontran käyttöömme. Työharjoittelijamme Sini tallensi tammikuusta alkaen ostolaskut ja niiden suoritukset manuaalisesti InfoCloudiin, ja tulosteli sieltä kirjanpitäjää varten raportteja. Kevään kuluessa aloimme kiinnostua ohjelmiston käytön laajentamisesta verkkolaskujen vastaanottoon ja laskujen kierrätykseen.

Esa Viljanen InfoCloudilta hoiti meille kuntoon sopimukset verkkolaskuoperaattori Apixin kanssa ja Apixilta saimme valmiin kirjepohjan uusien laskutusosoitteidemme viestittämiseksi tavarantoimittajillemme. TIEKEn ylläpitämään verkkolaskuosoitteistoon uusi tietomme päivittyi nopeasti ja laskuja alkoi tupsahdella tästä uudesta luukusta sisään. Esan kanssa saimme helposti InfoCloudin puolelle tarvittavat alkuasetukset kuntoon ja opimme aika kivuttomasti lukemaan verkkolaskuja sisään ohjelmistoon.

Verkkolaskujen sisäänluku

Tässä kohtaa sitten tuli se ensimmäinen WAU-kokemus. Meille tulee maksupääteoperaattoreilta paljon ja monesti valtavan pitkiä koontilaskuja eri asiakkaidemme maksupäätevuokrista. Ne täytyy tietysti rivi riviltä tarkistaa ja laskuilta joutuu usein jälkeenpäinkin tarkistamaan vaikkapa veloitettua vuokra-aikaa. Nyt kun lasku on sähköisesti saatu järjestelmään, kaikki laskun rivit tulevat kuin itsestään tiliöintiriveiksi kaikkine tekstitietoineen. Laskusta tallentuu automaattisesti mukana pdf-tiedosto, josta saa tarvittaessa alkuperäisen laskun kuvan kätevästi esiin. Laskurivien tiliöinnit menevät automaattisesti oikein toimittajan tietoihin tallennetun kirjanpitotilin mukaan.

Laskun saapuessa meillä siis harjoittelija nyt klikkaa laskun tiedot näkyviin, vilkaisee, että tiliöintirivit näyttävät asialliselta, merkkaa täpän  laskun hyväksyjän nimen eteen ja lähettää laskun kiertoon. Tätä työvaihetta voi nyt jo mitata sekuntikellolla!

Laskujen sähköinen kierrätys

Laskujen hyväksyjänä minun ei useinkaan tarvitse tehdä muuta kuin silmäillä laskurivit. Joidenkin toimittajien laskuissa täytyy käydä avaamassa laskun kuva pdf-tiedostona lisätietojen saamiseksi. Se on kuitenkin tehty parilla klikkauksella, jonka jälkeen voin hyväksyä laskun. Usein haluan, että Jenni tai Johanna tarkistaa myös laskun omalta osaltaan, jolloin voin samassa toiminnossa merkitä muitakin hyväksyjiä laskulle. Lasku on niin kauan esikäsittely-tilassa kunnes kaikki ovat sen hyväksyneet. Meillä laskujen kierrätykseen on laitettu kaikille hyväksyjille oikeudet nähdä kaikki kierrossa olevat laskut, joten voimme sitten toisiamme muistutella, jos huomaamme, että laskuja on jäänyt kiertoon odottamaan.

Toinen WAU: pankkiaineiston luominen

Ennen vanhaan syötimme laskuja käsin pankkiohjelmaan, sittemmin kyllä otimme niitä jo vastaan suoraan verkkopankkiin. Laskujen maksu oli ihan kätevää niinkin, mutta muuta iloa pankkiin tulleesta laskusta ei vielä ollut ostoreskontramme kannalta. Nyt teemme hyväksytyistä laskuista eräpäivän mukaan oman maksuerän, pyöräytämme siitä parilla klikkauksella xml-aineiston ja lähetämme sen pankkiin. Olimme tästä sujuvuudesta niin innoissamme, että ensimmäisinä päivinä maksoimme eriä jopa tuplasti. Nopeasti opimme jarruttelemaan vauhtia tässä työvaiheessa sen verran, että pysymme itsekin kärryillä lähetetyistä maksueristä. Muutaman erehdyksen ja niiden oikaisujen myötä olemme nyt jo aikalailla rinta rottingilla taloushallinnon taidoistaimme. Tässä taitaa nälkä kasvaa syödessä, kun olen jo alkanut vilkuilemaan ohjelmistosta kirjanpidon toimintoja.

InfoCloudin nettisivuilla on mainoslause: ”Tietojärjestelmä on hyvä, kun siihen ei tarvitse kiinnittää huomiota arjen keskellä – kaikki vain toimii!”. Alkuvaiheen harjoittelujen jälkeen ostoreskontran ylläpitoon on muodostunut uudet rutiinit ja tosiaankin, nyt laskujen maksu vain toimii tosi helposti ja nopeasti. Säästyneellä työajalla olemme intoutuneet tekemään enemmän markkinointia, esimerkiksi näitä uutiskirjeitä. Kun markkinointi on myynnin tärkein työkalu, niin yrityksemme on kaiketi nyt oikealla tiellä.

InfoCloud toimii muuten pilvessä, joten kaikki onnistuu tarvittaessa myös iltaisin kotoa käsin. Sitä onnea pyrimme kyllä kaikin keinoin välttämään!

Rentoja arki-iltoja toivotellen,

Sari Mäyrä