Pitkä ja kiireinen päivä takana. Päivän päätteeksi alat täsmätä käteistä kassan raporttiin, mutta ei tunnu täsmäävän. Tämäkin vielä, mistä tätä nyt aletaan selvittämään?

Silloin tällöin tulee selviteltyä asiakkaiden kanssa raportteja miksi jokin niissä ei täsmää. Yleensä kun käydään raportti rivi riviltä läpi syy löytyy. Tai muistetaan, että yksi tapahtuma unohtui lyödä kiireessä kassaan. Sentään ei ole tullut koskaan vastaan kassaa, joka laskee väärin!

Raporttiheiton selvittäminen

Näissä tilanteissa asiakkaan kanssa käydään ensimmäiseksi raportti yhdessä läpi. Näkyykö raportilla outoja korjauksia tai löytyykö sieltä jokin maksutapa, jota ei yleensä käytetä? Perinteisissä kassakoneissa on palautustila, joka saattaa jäädä epähuomiossa päälle. Tällöinhän raha kassan mukaan vain vähenee, vaikka luulet tekeväsi normaalia myyntiä.

Voisiko kyseessä olla inhimillinen virhe?

Yleensä näissä on kyseessä täysin inhimillinen virhe. Ehkä kassa on nollattu epähuomiossa kesken päivän? Jos käytössä on kassasta erillinen maksupääte, jokin tapahtuma on ehkä unohdettu lyödä kassaan, vaikka se on kyllä veloitettu asiakkaalta. Älykkäissä kassajärjestelmissä näitä on pyritty ennakoimaan ominaisuuksilla, kuten esimerkiksi integroiduilla maksupäätteillä (näppäilyvirheet vähenevät), kassa nollautuu automaattisesti tiettyyn kellonaikaan (rutiinien automatisointi) ja kassa ei voi jäädä sellaiseen tilaan, missä se vähentäisi myyntiä myyjän sitä selkeästi huomaamatta.

Painota työntekijöillesi huolellista työskentelytapaa!

Loppujen lopuksi kassan tehtävä on kirjata myynnit yrityksen ja lainsäädännön määrittelemällä tavalla, josta saadaan raportteja kirjanpitoa ja muuta seurantaa varten. Kassan täsmäämättömyyteen löytyy aina syy. Joko se on tahallinen, jotain toiminnallisuutta ei ole ymmärretty/käytetty oikein tai useimmiten syy on inhimillinen. Jo hankintavaiheessa kannattaa pitää mielessä myös tämä puoli. Jos kassatapahtumia on kappalemääräisesti paljon, kannattaa pitäytyä sellaisissa vaihtoehdoissa, joissa virheiden tekeminen on ohjelmassa minimoitu.

Jenni Heikkilä
toimitusjohtaja, yrittäjä

Miksi kassa ei täsmää?