Miksi vaihtaa toimiva kassakone kassajärjestelmään?

EtusivuMiksi vaihtaa toimiva kassakone kassajärjestelmään?

…tai miksi korjata jotain, mikä ei ole rikki?

Kassakoneet ovat todella pitkäikäisiä. Voin sanoa että on ilo myydä tuotteita, joista huoletta voi sanoa niiden kestävän käyttöä vaikka 10 vuoden ajan.

Nykyaikana ollaan totuttu siihen, että läppäreitä joudutaan uusimaan 3-5 vuoden välein, tai ne jäävät auttamatta kehityksestä jälkeen. Tai vaihtoehtosesti koneet käyvät niin hitaalla, että ei niillä ainakaan töitä pysty tekemään.

Kassoja ei sen sijaan päivitellä 3-5 vuoden välein, paitsi ravintola-alalla, jossa laitteet ovat kovalla käytöllä.

On kuitenkin syytä miettiä, miksi ei.

Pysähdy hetkeksi miettimään, onko yrityksesi liiketoiminta tänään täysin samassa pisteessä, kuin 5 vuotta sitten?

Toki voit olla tilanteessa, että olet tyytyväinen nykytilanteeseen ja luet juttua vain uteliaisuudesta. Lue silti eteenpäin!

Mitä vikaa on perinteisessä kassakoneessa?

Vastaus kuuluu, että ei mitään. Perinteiset kassakoneet tai nappulakassat ovat, kuten mainitsin aiemmin, hyvin varmatoimisia. Kun lähdet myymään messuille tavaraa, on kassakone helppo vuokrata valmiiksi ohjelmoituna, myydä paukuttaa viikonloppu, ja palauttaa myyjälle tapahtuman loputtua. Tiettyjä tarpeita ne siis palvelevat loistavasti.

Kassakoneiden ongelmana on se, ettei niissä ole älyä. Mikäli sinulla on kasvava tai kehittyvä yritys, kyseinen ratkaisu ei tue yrityksesi kasvua parhaalla mahdollisella tavalla.

Perinteinen kassakone soveltuu siis parhaiten tilapäiseen tarpeeseen tai stabiiliin, vakiintuneeseen käyttöön, jossa kassakoneen ainoa tehtävä on rahastaa asiakkaat ja tulostaa paperiraportti kirjanpitoa varten.

Millaiset kengät on suutarin lapsella?

Kerron hieman meidän tilanteestamme.

Toimintamme on tänä päivänä aika erilaista kuin 5 vuotta sitten. Vuonna 2013, liikevaihtomme oli 301 000 euroa. Se on yli 200 000 euroa vähemmän kuin viimeisessä, vuoden 2017 tilinpäätöksessä. Kun enemmän euroja (eli tilauksia, toimituksia ja laskuja) virtaa yrityksemme läpi, aiheuttaa tämä painetta luoda prosesseja ja tehostaa myös omia järjestelmiämme.

Myynti- ja tilaustenkäsittelyvaiheissa meillä pyörii paljon tarjouksia ja tilauksia, jotka tulee hallita aikataulussa. Rutiinit kuten tarjouksen laadinta, tilausvahvistus, tilauksen siirtäminen toimitukseen, toimituksen laskuttaminen välittömästi – näiden vaiheiden tulee sujua kassajärjestelmässä nopeasti ja vaivattomasti, jotta voimme keskittyä asiakastyöhön. Vaikka olemme pieni yritys, tehokkaasti toimivan järjestelmän tukemana pystymme nopeisiin toimituksiin ja ketterään toimintaan asiakasmäärien kasvaessa.

Omalla kassajärjestelmällämme pyöritämme myös säännöllisesti toistuvia rutiineja, kuten kausilaskutusta. Järjestelmästä lähetetään kolmen kuukauden välein nippu verkkolaskuja, PDF-sähköpostilaskuja ja paperilaskuja asiakkaan laskutustapatoiveen mukaisesti.

Myyntireskontran me olemme ulkoistaneet tilitoimistolle. Omasta järjestelmässämmekin löytyy myyntireskontra, tilitoimiston käyttämä järjestelmä on eri. Kokeilimme jo vaihtaa kassajärjestelmäämme samaan jota tilitoimistomme käyttää, mutta se ei taipunutkaan tarpeisiimme. Tämän takia kassajärjestelmän hankinnassa on tärkeää keskustella siitä, miten ja mihin yritys tarkalleen kassajärjestelmää käyttää. Millainen on myyntiprosessi ja miten varastoa seurataan. Ohjelmistojen välillä on todella paljon eroja, vaikka ohjelmistotalojen myyntipuheissa kaikki ominaisuudet kyllä löytyvät!

Jotta saamme kassajärjestelmän ja kirjanpidon keskustelemaan keskenään, väliin tarvitaan integraatiota, jossa kassajärjestelmän myyntilaskut siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon. Jos laskumäärä olisi 20 kpl kuussa, ei integraatio olisi järkevää. Kun kuitenkin puhutaan useista sadoista laskuista kuukaudessa, mahdollistaa juurikin integraatio toimintamme skaalautuvuuden.

Myymälässä me myymme lähinnä kuittirullia, joten teimme viime vuonna päätöksen olla ottamatta käteistä vastaan. Kortti löytyy kuitenkin suurimmalta osaa asiakkaistamme. Päätöksen takana olivat faktat: käteisen käsittely on kallista ja aiheuttaa enemmän haittaa kuin hyötyä.

Kassajärjestelmän lisäksi meitä auttaa aivan mahtava CRM. Tukipuhelut, myyntipuhelut, erilaiset dokumentit… hallittavaa on paljon, mutta hankalaa olisi, jos kaikki tieto olisi levällään monessa paikassa. Mikä parasta, tänä päivänä CRM integroituu myös sähköpostimarkkinoinnin työkalumme kanssa.

Parhaiten menestyvät yritykset, jotka ymmärtävät kassajärjestelmän valtavan lisäarvon liiketoiminnan johtamisessa sen sijaan, että kassakone on muista järjestelmistä erillinen palikka, jonka tarkoituksena on pelkästään vastaanottaa rahaa tai korttimaksuja.

Jos lähden suunnittelemaan vaihtoa, minne dumppaan vanhan kassakoneen?

Kiertotalous! Käytettyjen kassakoneiden kysyntä on valtava. Voit hyvinkin netota muutaman satasen, kun myyt kassakoneen suoraan toiselle yrittäjälle – sellaiselle, joka on uransa alkuvaiheessa.

Joskus kassakoneet päätyvät elinkaarensa lopussa jopa lasten leikkeihin. Siinä tarkoituksessa laitteen arvo onkin yhtäkkiä mittaamaton 🙂

Heräsikö ajatuksia?

Autan sinua mielelläni kertomalla kassajärjestelmien toimialakohtaisista eroista ja kuinka kassa voi teilläkin olla strateginen palikka, osana yrityksen toiminnanohjausta. Ota yhteyttä.

Johanna Manninen
myyntijohtaja, yrittäjä

Jätä kommentti

Käytämme sivustolla evästeitä. Jatkamalla sivuston selailua hyväksyt evästeiden käytön. Ok