Talouskuution Finapodissa Patrick Partti haastattelee Johanna Valkosta kivijalan ja verkkokaupan järjestelmien yhdistämisestä. Lisäksi käydään läpi liuta muita yrittäjälle hyödyllisiä kysymyksiä liittyen kassajärjestelmiin ja maksamiseen.

Kassajärjestelmän rooli tänä päivänä

Kassaratkaisuja voidaan jakaa erityyppisiin ryhmiin; perinteiset kassakoneet, kassaohjelmisto pilvipalveluna tai toiminnoiltaan monipuolisemmat kassajärjestelmät. Kassajärjestelmän tehtävä ei tänä päivänä ole pelkkä käteisen vastaanottaminen. Pääasiallinen tarkoitus on hoitaa myyntitapahtuma mahdollisimman nopeasti, vastaanottaa erilaisia perinteisiä ja moderneja maksutapoja, sekä raportoida myyntitiedot luotettavasti kirjanpitoon.

Kivijalan kassajärjestelmän ja verkkokaupan yhdistäminen

Järjestelmän hankinta tulisi aina suunnitella sen mukaan, millaisessa tilanteessa yrittäjä on:

  • perustamassa uutta myymälää ja verkkokauppaa
  • perustamassa verkkokauppaa myymälän rinnalle
  • perustamassa myymälää verkkokaupan rinnalle.

Tekniikka ei saisi sanella loppuratkaisua liiaksi. Jos yritys on toiminut jo jonkin aikaa, ja aikanaan on hankittu tietyn merkkinen kassajärjestelmä, lähdetään helposti hakemaan vain kyseiseen kassaan sopivaa verkkokauppaa ”tekniikka edellä”. Tämäkin vaihtoehto on hyvä kartoittaa, mutta järkevintä on ottaa askel takaisinpäin ja päivittää liiketoiminnan visio ja strategia ensin ajan tasalle. Tämän jälkeen järjestelmien uudistus voidaan tehdä eheämpänä kokonaisuutena sekä myymälän, että verkkokaupan näkökulmista. Näin myös palveluntarjoaja pystyy tarjota aidosti monikanavaisia asiakas- ja myyntitiedon hallinnan ratkaisuja.

Vinkki yrittäjälle: vanhoista prosesseista ei kannata ehdoin tahdoin pitää kiinni. Mikset virtaviivaistasi omaa toimintaasi ja tekisi asioita helpommin? On hankalampaa ja kalliimpaa räätälöidä ohjelmistoja toimimaan monimutkaisten prosessien mukaan. Räätälöintejä ohjelmistoihin kannattaa tehdä vasta, mikäli siitä on perusteltua, mitattavissa olevaa arvoa tai olennaista hyötyä liiketoiminnalle.

Projektin aikataulutus

Uuden kassajärjestelmän tilaus on helppoa ja laitteiston voi saada käyttövalmiiksi ohjelmoituna 1-2 viikossa tilauksesta. Verkkokaupan tai laajemman toiminnanohjauksen liittyessä kuvioihin, projektiin kannattaa varata huomattavasti enemmän aikaa. Aivan uuden verkkokaupan perustamisessa esimerkiksi tuotetietojen syöttäminen vie aikaa.

Tyypillisimmiksi kompastuskiviksi projekteissa osoittautuvat yleensä yrittäjän liian optimistinen ajankäyttö; ajatellaan, että viikonlopussa onnistuu tehdä ihmeitä, mutta käytännössä aikataulu ei toteudukaan. Erityisesti integraatioiden toteuttaminen vie tyypillisesti aikaa viikkoja tai kuukausia. Mitä monimutkaisempi toteutus on kyseessä, sitä enemmän kannattaa varata aikaa. Myös asiakkaan puolelta tarvitaan riittävästi resursseja projektiin.

Mitä tehdä, kun verkkokauppana on Magento, ja siihen täytyy löytyä yhteensopiva kassajärjestelmä? Esimerkiksi Flashnode tarjoaa integraatioita pilvipalveluna.

Kuinka nopeasti kassajärjestelmät uudistuvat?

Uusia pilvipalveluja putkahtelee tiiviiseen tahtiin markkinoille, ja nämä ovat helposti kauppiaiden testattavissa. Uusissa palveluissa on tyypillisesti edullinen hinta ja helppo käyttöönotto, mutta rajatut ominaisuudet. Näitä yksinkertaisia ohjelmistoja kannattaakin kokeilla monipuolisesti, ennen kuin niitä otetaan liiketoiminnassa todelliseen käyttöön.

Ns. ”hardcore-käyttäjillä” (kuten vilkkaat päivittäistavarakaupat) on monesti laajat kriteerit kassajärjestelmän toiminnoille, jolloin yksinkertainen tabletti- tai pilvikassa ei välttämättä vastaa asiakkaiden tarpeisiin. Suuri asiakaspaine asettaa vastaavat vaateet järjestelmän suorituskyvylle.

Ei-pilvipohjaisissa kassajärjestelmissä etuna on luotettava toimivuus, ja kassa ei kyykkää suuressakaan asiakaspaineessa.

Onko kuititonta kassaa?

Kuitti tulee kassasta tavalla tai toisella – paperisena tai sähköisesti. Tämä on myös verottajan vaatimus. Erilaisia digitaalisia kuittisäilöpalveluja löytyy tänä päivänä kuluttajien käyttöön.

Muutamia hankkeita on käynnissä kuittien digitalisointiin ja kuittien rakenteellisen muodon kehittämiseen. Avoimet rajapinnat mahdollistavat kehityksen, mutta muutos ei tapahdu silmänräpäyksessä.

Maksupäätteitä moneen lähtöön

Markkinoilta löytyy erillisiä ja kassoihin integroituja maksupäätteitä. Erillinen maksupäätelaite tarjoaa oman kuitin ja integroitu maksupääte siirtää korttimaksun tiedot kassakuitille.

Osana palvelujamme kartoitamme asiakkaalle, mitkä kassa- ja maksupäätteet ovat yhteensopivia keskenään, ja mitkä laitteet soveltuvat parhaiten mihinkin käyttöympäristöön. Tästä meillä on paljon asiakaskokemuksia, ja jaamme hyviä käytäntöjä eteenpäin asiakkaidemme myynti- ja maksamisprosessin kehittämiseksi. Tavoitteena on nopein mahdollinen maksutapahtuma, jonka eteen teemme jatkuvaa optimointityötä yhteistyössä asiakkaidemme kanssa.

Aloittavan yrityksen kassajärjestelmä

Kuukausivuokra yhden kassapisteen laitteiston osalta on yleensä 20-200 euroa kuukaudessa. Toimialat asettavat erityisvaatimuksia kassajärjestelmän valinnalle; esimerkiksi à la carte -ravintolan kassajärjestelmistä tulee löytyä pöytämyynti, laskun jako, tippitoiminnot ja toisinaan myös pöytävaraukset. Vaatekaupassa tarvitaan väri-kokolajitelmien sekä verkkokaupan hallinta. Päivittäistavarakaupassa puolestaan puhutaan vaa’oista, hyllynreunaetiketeistä ja hintajulisteista.

Kassajärjestelmä on mahdollista joissain tapauksessa ostaa omaksi, mutta leasingvuokraus on suositumpaa, sillä se sisältää tuki- ja ylläpitopalvelun sekä vaihtolaitetakuun. Oman laitteen käytöstä koituvat silti ylläpitokustannukset ja monesti laitteen huoltoprosessi on kankeampi ja kalliimpi, kun vuokralaitteen ”lennosta vaihto”.

Minkälaista automatiikkaa kassajärjestelmissä on?

Perinteiset myyntiin liittyvät toiminnot, kuten korjausten, alennusten ja palautusten käsittely, erilaiset maksutavat sekä asiakkaiden tunnistaminen, hoituvat näppärästi kassajärjestelmällä. Automatiikkaa ilmenee esimerkiksi kassan ja verkkokaupan yhteispelissä siten, että verkkokaupan saldo päivittyy automaattisesti kun tuote myydään kassalla.

Automatiikkaa on saavutettavissa laajemmalla kokonaisjärjestelmällä, jolloin mukaan astuu asiakkuudenhallinta (CRM), markkinointitoiminnot, verkkosivujen tai -kaupan hallinta, tarjous-tilaus-toimitusprosessi ja taloushallinto. Kaikki kassajärjestelmät eivät laajene toiminnanohjausjärjestelmäksi.

Mistä hakea tietoa kassajärjestelmistä?

Perustaessa kirjakauppaa, googlataan tyypillisesti ”kirjakaupan kassajärjestelmä” ja tutkitaan vaihtoehtoja. Kassat soveltuvat vaihtelevasti eri toimialoille ja myyjien myyntipuheet ovat ylistäviä, mitä asiakkaiden on hankala vertailla ratkaisuja käytännössä omaan tarpeeseensa. Monesti tuote saadaan mainoksissa näyttämään edulliselta, mutta erilaisia piilokuluja tulee yllätyksenä kauppiaalle.

Me SV:llä kerromme asiakkaalle kulut läpinäkyvästi ja autamme puolueettomasti vaihtoehtojen vertailussa. Mikäli yrittäjä tekee hankintaa itse, on vertailua tehtävä todella kriittisesti. Osaako kauppias kysyä myyjiltä oikeita kysymyksiä ja saako kysymyksiin vastauksia? Meillä on tiedossa monipuolisia käyttökokemuksia eri ohjelmistoista. Halvan hinnan perässä ei kannata juosta sokeana.

Meillä on rajattu määrä pienyrityksille sopivia kassaratkaisuja omassa valikoimassamme, ja sen päälle laaja yhteistyöverkosto. Näin voimme aidosti kartoittaa asiakkaalle sopivimman ratkaisun. Järjestelmäkartoitus sisältää myös korttimaksusopimuksen kilpailutuksen ja hyödyllistä tietoa yritysten prosessien kehittämiseen.

Yhteistyössä: Talouskuutio on taloushallinnon matchmaker, joka auttaa yrittäjää löytämään sen oikean tilitoimiston.

Onko asia sinulle ajankohtainen tai haluaisitko vaihtaa ajatuksia? Kysy lisää tarkemmin puhelimitse 03 751 1610 tai sähköpostitse myynti(a)sv-oy.fi.

Johanna Valkonen
myyntijohtaja, yrittäjä

Kuuntele podcast tästä